طراحی سامانه

سامانه چیست؟ طراحی سامانه به چه منظور است؟

سامانه کلمه فارسی سیستم (system) می باشد. سامانه مجموعه یا گروهی از هر چیز مرتبط یا غیر مرتبط که هدف یا اهدافی خاص را دنبال می‌کنند. برای طراحی سامانه باید ابتدا فرآیندنویسی کسب و کار شما انجام شود که این قسمت توسط شرکت های برنامه نویسی انجام می شود

چرا باید طراحی سامانه انجام دهیم؟

مدیران کل در قسمت طبقه بندی می شوند

1. این دسته از مدیران تا زمانی که خودشان حضور دارند شرکت به فعالیت خود بصورت عادی ادامه می دهد
2. دسته دوم مدیران کسانی هستند که مجموعه را از ضرر دهی خارج و به ثبات مالی مناسب می رسانند
3. دسته سوم مدیران سود شرکت را به سود دهی بسیار بالایی می رسانند اما زمانی که خودشان از مجموعه می روند فرد جایگزینی ندارند
4. این دسته از مدیران نه تنها مجموعه را به سوددهی بالا می رسانند در صورت نبودشان فرد جایگزین را دارند تا مجموعه از سود دهی افت نکند
5. بالاترین سطح مدیریتی متعلق به مدیرانی است که تمامی مجموعه فرآیند نویسی شده است همچون قطعات ماشین زمانی که مدیر نباشد فرد دیگری که برآن صندلی می نشیند مجموعه به سمت جلو پیش می رود
6. در مرحله آخر سطوح مدیریت از هوش مصنوعی برای مدیریت کل مجموعه استفاده می شود.

در قسمت بالا بصورت بسیار مختصرانواع سطوح مدیریتی بیان کردیم . استفاده از سامانه های هوشمند بالاترین سطح مدیریتی در شرکت ها یا ارگان دولتی  می باشد. در واقع وظیفه سامانه ها آسان سازی کار مدیران و پرسنل ها است بدین صورت که مدیر در یک تایم کوتاه وارد سیستم خود می شود. سامانه ها از آن جهت باارزش هستند که در زمان کوتاهی با نمودارهای ترسیمی . اعداد و ارقام در کسری از دقیقه می توانید از اوضاع قسمت های مختلف مجموعتان مطلع شوید بدون آن که نیاز به سرکشی یا دیدن مدیر قسمت مدنظرتان را داشته باشید برای مثال باورود به قسمت انبارداری سامانه می توانید از موجودی انبار خود مطلع شوید با ورود به قسمت امور دبیرخانه تعداد کارمندان و کارگران و مدیران را مشاهده کنید وضعیت تعداد غایب ها یا تاخیرها را براحتی مشاهده کنید.

اساس سفارش طراحی سامانه ها رفع نیاز روسا و مدیران مجموعه است

 در سامانه علت و معلول کاملا شفاف است بدین معنا که سرچشمه هر اتفاقی را براحتی میتوانیم پیدا کنیم موقعی که از طریق سامانه انجام شده یا پولی از حساب تجاری شرکت کم شده در سامانه براحتی می توان متوجه شد در چه تاریخی چه ساعتی چه کسی به چه علتی این مبلغ را هزینه کرده است.یا اینکه این شخص در سال چه مقدار و به چه علتی بادستور چه کسی برای کدام بخش از کارخانه ویا ارگان این خریدهارا انجام  داده است.

نظریه آشوب در طراحی سامانه:

یکی از نظریه های مشهور مدیرتی نظریه آشوب است این نظریه می گوید اگر پروانه ای در ژاپن بال بزند طوفان در کالیفورنیا اتفاق می افتد منظور از این نظریه این است:

هرچقدر هم که بیندیشیم یک واقعه ای تصادفی است اینگونه نیست بلکه آن واقعه  تصادفی ،نتیجه مجموعه از الگوهای پیچیده و درهم طنیده است بنابراین هر شرکتی و ارگانی هر چقدر هم پیچیده باشد.دارای یک الگوی خاص است که منجر به ایجاد سامانه می شود که برای پیدا کردن این الگوها باید چند فرآیند اتفاق رخ دهد تا یک سامانه ایجاد شود.در کشورما و کشورهای در حال توسعه شرکت ها براساس تولید پایه ریزی می شوند و هیچ فرآیندخاصی برای توسعه آن وجود نداشته است.

براساس نیاز و درآمدشرکت این تولیدی توسعه پیدا کرده یک زمانی حسابدار مورد نیاز شرکت نبود اکنون مورد نیاز است در بازه ای از زمان یک انبار کافی بود اکنون دو انبار و دوانباردار نیاز شرکت می باشداکنون  یک شرکت داریم با چندین انبار چندین حسابدار وچندین کارمند که نیازهای شرکت را برطرف می کنند بنابراین این شرکت با فرآیندسازی پیش نرفته بلکه با یک الگوی نسبتا در هم طنیده پیش رفته است بنابراین اگر شما ندانید در ابنار دوم چقدر شمش آهن دارید چیز عجیبی نیست . اگر اطلاعی از میزان پرتی و ضایعات خود نداشته باشید می توان حدس زد که  شما راندمانی ازپرسنل خود نیز ندارید شما شرکتی ساخته اید برمبنای نیازها ،و مدیریت نیازهای خود را انجام داده اید حال برند ما و شرکت هایی همچون شرکت ما می خواهند تمام این باگ ها را برای شما برطرف کند و شفافیت شرکت را برای مدیر و رییس شرکت نمایان گردانند. البته این مسئله زمانبر وقاعدتا پرهزینه و نتیجتا پرسود برای شما شرکتتان می باشد.

طراحی سامانه امورمالی :

برای امور مالی یک شرکت یک سایت اختصاصی طراحی می کنیم که این سایت باتوجه به نیاز مدیران امورمالی طراحی شده است

طراحی سایت نیروی انسانی:

این سایت نیز با توجه به نیاز مدیریت نیروهای انسانی طراحی می شودبرای اقسام دیگر شرکت شما نیز این سایت ها طراحی و ساخته میشوند همچون دبیرخانه ،تولیدی ،انبارداری و… هر کدام از این سایت ها همان اهداف کوچک هستند که در راستای هدف بزرگتر طراحی می شوند.

این سایت ها باهم ادغام می شوند و سامانه مورد نظر را می سازند نمیتوان این سایت ها را بصورت جداگانه طراحی کرد این امر را تنها مهندس سامانه برحسب نیاز و الویت بندی شروع به طراحی و توسعه سامانه انجام می دهد.

شرح کلی می توان بدین صورت بیان کرد که مهندس سامانه با توجه به الویت کارفرما سامانه را مرحله به مرحله و باگ گیری میکند در این روش کارفرما مرحله به مرحله نظرات را ارائه میدهد درمراحل نهایی ما یک سامانه یک پارچه باگ گیری شده از لحاظ امنیتی و از لحاظ ارتباط باکاربر و نیاز شرکت داریم این سامانه دقیقا نیازهای شرکت را با سرعت بسیار بالایی انجام میدهد.

اهداف سامانه ها:

مهمترین علت طراحی یک سامانه را می توان شفافیت درامور ،دسترسی آسان ، خدمات 24 ساعته بدون نیاز به کارمندان ،سرعت در تبادل اطلاعات را مهم ترین علت ساخت سامانه ها میتوان دانست.

تفاوت سایت و سامانه:

سایت ها به صورت معمول برای اکثر کسب وکارها براساس نیازهای عمومی طراحی میشوند یعنی صاحب سایت ها در چهارچوب طراحی شده کار می کنند اما سامانه طراحی می شوند برحسب نیازهای خواسته شده کارفرما به مفهوم کلی سامانه ها تنها برای کسب و کار مدنظر طراحی میشوند و در بالاترین سطح میتوانند راندمان بگیرند.

سامانه ها براساس و پایه نیاز یک مجموعه الگوریتم نویسی و طراحی می شوند .

مراحل طراحی سامانه:

1.اهداف طراحی سامانه :

  قدم اول برای ایجاد یک سامانه این است که کارفرما براساس چه اهدافی می خواهد این سامانه را طراحی کند، برای مثال شرکت های مخابراتی از سامانه های پیامکی استفاده می کنند اهدافشان مدیریت ارسال پیامک هایشان است سامانه های پیامک دارای مراحل طراحی توسعه بسیاری ساده ای هستند اما سامانه هایی که برمبنای شرکت های تولیدی یا دولتی می باشند سامانه های پیچیده با اهداف و نیازهای متفاوت هستند.

2.نیازسنجی های طراحی سامانه :

مهندس سامانه شروع به نیازسنجی از هر قسمت می کند نیازسنجی  از پرسنل هر قسمت را شروع می کند برای مثال ابتدا نیاز سنجی از مدیرکل امورمالی سپس مدیران و کارمندان نیاز سنجی می شود

در نهایت براساس الویت بندی نیاز سنجی ها طبقه بندی می شوند

قاعدتا تعدادی از این نیازها بین مدیران و کارمندان تکراری است این دسته از نیازها الویت در دسته بندی و طبقه بندی نیاز سنجی های یک  سامانه می شود. علت این امر هم بدیهی است، نیازی که مکررا تکرار شود رفع این نیاز الزام است برای مثال ثبت امر خرید برای کسی پول می دهد کسی که پول را خرج می کند و کسی که رسید را دریافت می کند الزامی است بنابراین امور مالی در بخش سامانه ها مهمترین قسمت می باشد در روند توسعه سایت در اکثر مواقع طراحی سایت امورمالی پلن اول می باشد.

3.مهندسی طرح و برنامه طراحی سامانه :

تمامی نیازسنجی ها به مهندس طرح و برنامه ارجاع داده می شود و مهندس طرح و برنامه شروع به الگوریتم نویسی و فرآیند نویسی می کند در این الگوریتم نویسی و فرآیندسازی بسیاری از باگ های سازمان شما نمایان می شود 

علت این امرهم مشهود است پایه الگوریتم وفرآیندنویسی ریاضیات است هرقسمتی که نتوان الگوریتم و فرآیندش را نوشت  مشکل و ایراد داردبرای مثال درفرآیندنویسی برای یکی ازارگان های دولتی که سه زیرشاخه داشتند یک فعالیت را انجام می دادند  یا ارگانی بود که تنها نیازش ورود و خروج پرسنل و پرداخت دستمزدشان بوداین نیاز با یک سامانه نسبتا کوچک توانستیم برطرف کنیم و البته با گذشت چندماه این سامانه بزرگ تر و قوی تر شد.

 4.مهندسی اجرا طراحی سامانه:

بعد از این سه مرحله سامانه ما آماده برنامه نویسی شدن می شود فرآیند و فلوچارت ها تحویل تیم برنامه نویسی وب لیمنر می شود .

برنامه نویسی سامانه:

1. برنامه نویسی دیزاین سامانه (FRONT):

چرا دیزاین سامانه مهم است:

علت این امر ارتباط کاربر با این قسمت از سامانه است قسمت های دیگر سامانه اعم از(BACKEND , DATABASE)  به کاربر ارتباطی ندارد تنها قسمتی که برای کاربر مهم است قسمت فرانت و دیزاین سامانه است دیزاین سامانه باید به گونه ای باشد که کاربر به راحتی و در زمان بسیار کوتاه نیاز خود را برطرف کند  کاربر وقتی می خواهد با پشتیبانی چت کند چند دقیقه به دنبال این قسمت نگردد در چندثانیه این قسمت را پیدا کند به ویژگی دیزاین و ارتباط آن با کاربردر طراحی سامانه و سایت به اصطلاح تخصصی برنامه نویسی (UI , UX) می گویند که در مقاله ای دیگر بصورت تخصصی به این موضوع پرداخته ام.

هر رنگ ،شکل ،نماد در ناخداگاه انسان نماد خاصی دارد برای مثال مربع نمایانگر قدرت ،شهامت اطمینان و امنیت است و هر شکل دیگر نیز نمادشناسی خاص خود راداردبرای مثال رنگ آبی نماد حس  آرامش و اطمینان و امنیت است ترکیب نماد مستطیل و رنگ آبی را میتوان درسبدهای خرید و گرفتن اطلاعات از کاربر استفاده کردبه همین علت است که پشت رهبران ،روسای جمهور در مراسمات خاص از پرده هایی با اشکال مستطیلی و رنگ آبی آسمانی استفاده می کنند که به معنای قدرت،اطمینان وآرامش  است تمام این موارد با نرم افزار هاتجر قبل از اینکه سامانه به مرحله تست برسد توسط مهندسی فرانت چک می شود تا کاربر هم از لحاظ نمادشناسی هم از لحاظ سرعت ارتباط کاربر با سامانه در بهترین حالت خود باشد.

برنامه نویسی تحت سرور سامانه (BACKEND):

   این قسمت باید در چارت درست پیش بینی شود تا موقعی که سایت در حال توسعه است به مشکل ساختاری نخوریم و مجبور به طراحی مجدد سامانه نشویم در مرحله هدف گذاری سامانه و نیازسنجی سامانه مربوط به این قسمت است که نوع مهندسی چارت سازمانی چگونه باشد تا سامانه در مرحله توسعه که می تواند چندسال به طول بینجامد به مشکل کدنویسی نخورد و تا اینکه به هدف نهایی خود برسد قابلیت توسعه داشته باشد.

پایگاه داده سامانه (DATABASE):

پایگاه داده بسیار بسیار اهمیت دارد با توجه به حجم اطلاعات است که میتوان پایگاه داده مورد نظر را انتخاب کرد که بین پایگاه داده های  sql , oracle , no sql  یکی از این پایگاه داده را انتخاب کرد وظیفه این قسمت جدول بندی اطلاعات و نگهداری اطلاعات است و این اطلاعات و جداول اطلاعاتی باید به گونه ای انجام شود تا در کمترین زمان اطلاعات در جدول مورد نظر سیو یا از جدول مورد نظر به کاربر یا اینکه مدیر نشان داده شود.

 نتیجه گیری : 

سامانه را می توان رکن و ستون یک ارگان دانست سامانه ها تمام فعالیت های یک سازمان که کارمندان هربخش انجام میدهند را انجام میدهد بنابراین دیگر نیازی نامه نگاری برای اطلاع از امور انبار،دبیرخانه ،وضعیت کارپرسنل ،خسارات و… نیاز نیست تنها با ورود به سامانه میتوان متوجه این امر شد.